技術的な詳細を明確にする【職務記述書(JD)を書くためのコーチング8】

marketer worker analyzing statistical data on desk in office. top view

プロジェクト推進部のプロジェクトリーダー、菅沢は部署の価値を高めるため、他部署との連携した改善やプロジェクトの立ち上げのための部下を採用することになりました。上司、佐久間とのコーチングを通して、職務記述書(Job Description/ 以下JDと略します)を新たに作ります。

前回、前々回では、会社のミッションを部署のものに落とし込む。そして会社のカルチャーからソフト面の強みを明確にするというディスカッションを行いました。
今回は再度、佐久間と菅沢とのコーチングでのOne on One(一対一の面談)に戻し、JD完成を目指します。

プロジェクト推進部の背景:
彼らはオミヤゲドットコムという会社のプロジェクト推進部の社員です。
プロジェクトマネージャーの佐久間はチームメンバーの成長のためにOne on One(一対一の面談)をコーチングで行っています。主に直属の部下で、女性管理職のプロジェクトリーダー菅沢を対象としています。

主な登場人物:
佐久間省吾 35歳 プロジェクトマネージャー
菅沢莉子  32歳 プロジェクトリーダー
東堂聡志  28歳 プロジェクトメンバー

<会社のカルチャーについて>

佐久間
前回のコーチングの振り返りからでいいでしょうか
はい。文書にした、部署のミッションと会社のカルチャーから導き出したソフト面の文書したものを、部内で検討するというアクションプランでした
菅沢
佐久間
そうですね
アクションプランのディスカッションに、佐久間さんもずっとお付き合いいただいてありがとうございました
菅沢
佐久間
いいえ、大変有意義な時間でした。よかったら、①菅沢さんからどんな感じだったかまとめてもらえますか?
はい。ミッションについては部内で意見をたしてもらい、カルチャーからのソフト面のスキルも、人事に入ってもらってリストを充実させられました
菅沢
佐久間
①達成率としてはどんな感じですか
ほぼ百パーセントでした。佐久間さんと東堂さんのおかげです。あと、人事の藤崎さんが入ってくださったことで、カルチャーフィットのワークショップをされることになったことはプラスな要素です。カルチャーだけは、自分の部署のみで完結しないほうがいいと思っていましたから
菅沢
佐久間
そうですね。お疲れさまでした。さて、では、②今日のOne on Oneですが、どんな風に時間を使いますか
ゴールはこれをもとに、ジョブディスクリプションを作ることですから、あとは手順を確認して、二週間で完成させたいです
菅沢
佐久間
では、この後の手順を確認したいということでしょうか。③詳しく話してください
はい。部署の紹介文も、目指しているところも、ソフトスキルも書くことができると思うのですが、テクニカルスキル、ハード面のレビューが必要かと
菅沢
佐久間
テクニカルスキルと、ハード面のスキルですね
これって、私達の応募の時とほぼ一緒でいいと思っていたのですが、経験年数や、もし、こういった技術があれば、なおいいというところも書いておきたくて。あと、そうですね、面接してくださる方と、もしスキルが足りない場合でも、どこまでトレーナブルかの確認もしておきたいです
菅沢
佐久間
④では、ベースは今のポジションと同じものを使い、経験年数、より望まれる技術、スキルが足りない場合のトレーナブルポイントを決める、ですね
はい。これも、たたきを作って、特に東堂さんに見てもらいたいです。彼、スキルはもともと高い人ですから
菅沢
佐久間
たたきを作って、東堂さんとレビューですね
はい
菅沢
佐久間
他には?
それができれば、佐久間さんにもレビューしてもらって、藤崎さんにもご意見もらいます
菅沢
佐久間
私と藤崎さんのレビューですね。⑤進めるにあたって懸念はありますか
いいえ。今のところ、思い当たりません
菅沢
佐久間
では、⑥二週間後までに、最短でピッタリの人を採用できそうなJDを完成させるという目標は達成できそうですか
はい
菅沢
佐久間
では、また来週進捗を教えてください。何か他にありますか?
いいえ、でも、ジョブディスクリプションをじっくり考えて最初から書くという作業。自分にとっても、仕事の品質を見直すいいきっかけになりました。東堂さんの考えとかも聞けて、とてもいい時間になったと思います
菅沢
佐久間
そうですか。そう言ってもらって、提案した私もうれしいです
佐久間さん。面接官の一人で入っていただきたいので、その時はどうかよろしくお願いします
菅沢
佐久間
はい、もちろんです

セッションのポイント

1 上司部下でコーチングする場合、上司がアクションプランを横で見ているという場合も多く発生します。けれども、実施している主体はコーチされる側なので、できてましたねという当て込みは言わずに、まとめてもらいます。
2 時間をどう使うかは常にコーチされる側に聞きます。当て込みで、今後を確認しますかと言ってしまうと、もし、懸念していることがあったとしてもここで蓋をされてしまう場合があります。
3 手順の確認という、一見、ブレのないテーマでも詳しく話をしてもらいましょう。
4 コーチする側は、どのように明確に見えていても、サマリーしてコーチされる側の鏡になり、アクションプランをまとめます。
5 進めるための懸念についてきいています。障害や課題を再度確認します。
6 コーチングは大きな目標に対して、常に小さなゴールを積み重ねていく作業です。最初のテーマを再度丁寧に繰り返し、フォローアップをします。

コーチングのチェックポイント

同じチームであっても、アクションプランの実施について確認できているだろうか
ゴールについてのフォローアップ、ゴールの達成時期、完成度などの確認を行えているだろうか。

まとめ:

コーチングはどのようなテーマでも、コーチされる側が望むテーマで行うことができます。

部内でコーチングしている場合は、アクションプランに立ち会う上司もいるでしょう。けれども、進捗や達成については当て込みではなく、コーチされる側からサマリーをしてもらい、懸念や、課題がなかったかも確認していきます。もちろん、実施について良いフィードバックがあれば、アイメッセージで伝える事も大事な事です。その場合はなるべく具体的に伝えていきましょう。

是非、参考にご自身のチームでもコーチングを使ってみてください。
*この物語に登場する人物名、団体名、システム等はすべて架空のものです。

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