面接辞退はメールでも可能!メールのテンプレや基本的なマナーについて

転職や就職活動中、面接を辞退したいと考える人は、少なくありません。
企業側も面接辞退は、選考の過程でよく起こるケースとして想定しています。
しかし、わざわざ日程調整してもらって得た面接日ですから、辞退する際は事前に連絡をするのがマナーです。
無断辞退は、社会人としての常識を疑われるため、連絡は必須。
今回は、面接辞退の方法やマナー、注意点についてご紹介していきます。

メールで辞退する場合のテンプレートもあるため、すぐにでもメール作成が可能です。
面接辞退の前に、ぜひ参考にしてみてください。

むやみな面接辞退は避けよう

面接辞退は、選考の流れを中断し迷惑をかけてしまうため、よほどのことがない限り辞退しないことが重要です。
どうしても面接を辞退する場合は、企業や転職エージェントになるべく早い段階で連絡しましょう。

面接日は、他の応募者との面接日程や面接会場の手配、面接官のスケジュール調整などさまざまな準備があって成り立っています。
そのため急に面接辞退すると、企業側は慌てて日程を再調整しなくてはなりません。
関係者への迷惑をなるべく最小限に抑えるためにも、面接辞退が決まったら迅速に連絡しましょう。

また無断で面接を辞退する行為は、社会人として非常識です。
言いにくい場合であっても、必ず事前に連絡しましょう。

面接辞退はメールでもよい

面接辞退の連絡は、電話でもメールでも可能です。
マナーの観点からも、どちらかが失礼になることはありません。
むしろ記録が残り、後で確認できるメールは、好まれることも。
採用担当者が忙しい場合、電話での対応ができないケースも多いでしょう。
その点、メールであれば相手の時間を奪うことなく、要件を伝えられます。

面接辞退は電話がよい場合

前日や当日の急な面接辞退の場合、電話で連絡した方がよいでしょう。
メールだと読まれるまでに時間がかかるケースも多く、時間までに面接官が面接辞退を把握できるか分かりません。
またメールでは、既読されたかどうかが分からないため、確実に伝わっているか不安になることも。
時間的余裕がない場合や確実に伝えたい場合は、電話で面接辞退の連絡をしましょう。

受け入れられやすい面接辞退の理由

面接辞退の理由は、詳細に伝える必要はありません。
詳しく聞かれない限り、理由を簡潔に伝えることが重要です。
しかし、あまりに身勝手な内容や不平不満などは、相手を不快にさせてしまいトラブルに発展することも。

一般的には、下記のような理由は受け入れられやすいでしょう。

• 他社から内定が出た
• 予想していた企業のイメージが違った
• 体調不良のため辞退したい
• 家庭の事情で就業できない

もしくは、詳しく理由を告げずに「一身上の都合」だけでも可能です。
面接当日の体調不良に関しては、別日を設定してもらえる可能性もあるため、辞退する前に日程調整をお願いしてみてもよいでしょう。

面接辞退メールの書き方

明瞭な面接辞退メールの件名

面接辞退メールの基本は、シンプルに分かりやすく書くことです。
まず件名は、一目で分かる内容にしましょう。
人事担当者は1日に何通ものメールを受け取っている可能性が高く、受信メールが多い場合は優先度の高いメールから開封します。
そのため要件が不明瞭なメールは後回しにされることも。
たとえば「面接選考辞退のご連絡/氏名」にすると、内容が一目で分かり重要性も伝わるでしょう。

会社や部署名は正式名称で記載

送付先の宛名は、会社名・部署・氏名の順に書き、会社名や部署名は正式名称で記載します。
本文では、辞退したい面接の日時や辞退の理由を簡潔に伝えることが重要です。
選考のために時間を割いてくれたことや期待に沿えなかったことをきちんとお詫びし、最後の挨拶で本文をまとめます。

メールを送付するのは営業時間内

また一般的に連絡する時間帯は、営業時間内が好ましいでしょう。
ただし在職中のため、営業時間内の連絡が難しい場合、遅い時間帯でも可能です。
夜遅い時間に連絡するのであれば、マナーとして「夜分遅くに失礼いたします。」と一言記載しましょう。

面接辞退メールのテンプレート

———————————————-
件名:面接辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)
———————————————-
株式会社□□
人事部　採用担当　◯◯様
お忙しい中失礼いたします。
△月△日△時より面接のお時間を頂戴しております、〇〇と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合(辞退理由)により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。
大変貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、
メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

◯◯◯◯（氏名）
住所
電話番号
メール

基本的な文面は、このようなテンプレートで問題ないでしょう。
面接辞退の理由については、下記例を参考にしてみてください。

他社から内定が出た場合

他社から内定をいただき、そちらに入社する決断をいたしました。

予想していた企業のイメージが違った場合

当初のイメージと違いが大きく、自分のスキルでは貴社に貢献していくことが難しいと感じました。

面接辞退メールに返信があった場合

面接辞退のメールに返信があった場合、基本的に返す必要はありません。
もし返信する場合は、簡潔に一言や二言で返しましょう。
あまりに長文だと、担当者の時間を取ってしまい迷惑をかけることになります。
返信をいただいたお礼と面接辞退でご迷惑をおかけしたことをお詫びし、次回ご縁があればよろしくお願いいたしますという内容で十分です。

一方で返信がなく、担当者に伝わったどうか不明な場合は、電話で確認しましょう。
「メールにてお伝えした通り」と一言添えてもよいです。

面接辞退は慎重に

一度面接を辞退すると、その企業の面接は再度受けられない可能性が高いでしょう。
そのため、むやみに面接辞退しないことが重要です。
しかし、実際に面接を受けてみて分かることも多く、二次面接で辞退したいと考えることも。
本当に面接を辞退してもいいのかどうか、きちんと考えた上で、誠意をもって面接辞退を申し入れましょう。
また面接日の都合が悪くなった場合は、面接辞退ではなく別日へ調整してもらえないか、相談するのもよい方法です。
せっかくのご縁ですから、簡単に面接を辞退せず、慎重に考えてから決断しましょう。

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