【人事担当者必読】派遣会社に依頼する際に覚えておくべき知識まとめ

人材派遣を派遣会社に依頼する検討をしている、企業の人事担当の方も多くいらっしゃいますよね。派遣会社に依頼することは自社で採用活動をする労力やコストの負担が軽減できるほかさまざまなメリットがあり、デメリットもあります。
また、依頼する際の注意点も知っておくほうがよいでしょう。今回の記事では人材派遣の基礎知識を紹介し、その上で実際に依頼する際の注意点や費用、メリットとデメリットを解説します。

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派遣会社が扱う人材派遣の基礎知識

人材派遣の雇用形態について

人材派遣とは人材要請のある企業のリクエストに敵う人材を、派遣会社が自社に人材登録しているメンバーから選んで派遣する事業です。
派遣される人材は登録した人材派遣会社と雇用契約を結びます。派遣されると、「派遣社員」として正規雇用社員と同様に、与えられた業務に就くのですが、こうした人材派遣会社を仲介して派遣社員を雇用するのは「間接雇用」と呼ばれる雇用形態*になります。
業務に関する一切の指示は派遣先企業から受けますが、給与関係や社会保険および福利厚生などの労務関係の事務、教育訓練の実施は派遣元の人材派遣会社の担当です。

*就業先の企業と人材が直接に雇用契約を結ぶ雇用形態を「直接雇用」と呼びます。

紹介予定派遣は長い時間をかけた正社員採用

人材派遣には大きく分けて、『一般派遣』と『紹介予定派遣』の2種類があります。

一般派遣は人材派遣事業の基本となる派遣方式です。派遣期間は更新により継続したとしても、最大でも3年以内です。また、派遣先企業は派遣される人材を事前に面接や試験などで選考できませんが、職場見学という名目で人事担当者と面談する程度は可能です。

一方、紹介予定派遣は派遣期間（一般的に3〜6ヶ月）を終えた時点で、直接雇用することを前提とした派遣方式です。こちらは、事前の面接が可能です。
派遣期間が試用期間の意味があり、満了後の双方の合意のもとにて雇用契約が結ばれます。そして派遣期間内であっても、双方の合意があれば直接雇用が可能です。雇用契約（正社員、契約社員、パートタイム含む）に至れば、派遣先企業は派遣会社に紹介手数料を支払います。

ちなみに、人材派遣にも人材紹介事業と同様に「登録型」と「サーチ型」が想定できます。前者は登録した人材から適任者を選定しますが、後者は外部のコネクション、ネットワークを駆使して適任者を探します。
私たちタリスマンは人材紹介業で培ってきた専門性を活かし、「サーチ型」の人材派遣も得意としています。

派遣会社に依頼する流れ

実際に派遣会社に人材派遣を依頼する際の、流れについて触れておきましょう。

派遣事案の詳細を詰める

まずは、社内で検討して依頼する内容の詳細、すなわち「派遣会社への依頼時に伝える項目」で挙げた内容を詰める作業から始まります。
契約期間や担当してもらう業務内容、予算などを最初にしっかり決めておくことが必要です。条件面と併せて、どのような人材を望むのかを早い段階で固めておくと、ミスマッチを避けやすくなります。

派遣会社を比較検討して選ぶ

派遣事案の詳細が決まれば、それに応じてくれる派遣会社の選定です。派遣会社は数多く存在します。そのため過去の実績や人材の奥行き、対応できる職種や特に強みがある専門分野などの情報を入手し、依頼内容に合った会社を選びましょう。

派遣会社が人材をマッチングする

依頼先の派遣会社の目星がついたら、その会社に連絡を取ります。先方からはヒアリングの機会を求められるはずです。ちなみに、ヒアリングを疎かにしてとにかくすぐに契約しようとする業者はおすすめできません。
その場合はきちんとしたクオリティが提供できるかを案件の内容から確かめようともしない姿勢なので、信頼するのには問題があります。
ヒアリングでは、最初の段階で決めた依頼内容の詳細を、可能なかぎり丁寧に伝えましょう。
また機会均等の原則から、求人において性別や年齢を制限することは一般的に禁止されています。ただし、実務経験などの現実的な資質が必要な場合にはきちんと伝えることをおすすめします。

派遣会社が人材をマッチングする

ヒアリングした内容を元に、人材派遣会社が登録人材の中から就業条件や希望スキルなどを総合判断して派遣事案に合う人材を選定します。
後に直接雇用に切り替える前提の紹介予定派遣の場合は、この段階で履歴書の確認や面接が可能です。一般派遣では労働者派遣法により選考行為は禁止されているため、派遣先企業が顔合わせをしておきしたい場合は就業予定先見学の名目で面談することがあります。

派遣契約を結んで受け入れ準備をする

人選が決定したら、派遣先企業は派遣会社と派遣契約を結びます。また、派遣社員を受け入れるにあたっての準備が必要です。事前に社内で周知をしておくことで、ともに働くことになるに社員も対応がスムーズにできるでしょう。
また、派遣社員の担当業務に必要な社内システムやツール、関係業務のマニュアルほか、必要なものを揃えておく必要があります。
人材派遣を活用する企業はおおむね以上のような流れに沿って、派遣会社への依頼から派遣社員の受け入れに至ります。

派遣会社に依頼する際の費用相場

企業が人材派遣を活用する費用には、ある程度の相場があります。ここでは派遣費用を決定する要素や一般的な相場を紹介しましょう。

費用を決定する要素

基本的には事業所があるエリアの相場と業務内容のほか、「派遣会社への依頼時に伝える項目」で挙げた内容も反映されます。費用が高くなる要因となるのは、第一として依頼から就業開始希望日までの期間が短い場合と言えるでしょう。
派遣社員は業務内容や報酬、福利厚生などの条件面で就業先を選ぶ傾向にあります。そのため就業開始を急ぐケースにおいて、派遣会社は報酬を高めに設定することで希望者を募りやすくなります。

費用が高くなる要因の第二として、勤務日数および通勤の利便性などの条件が挙げられます。
派遣社員はフルタイムの働き方を希望する人が多いため、勤務日数や勤務時間に制限があると希望者が集まりにくくなります。また、通勤において最寄り駅から徒歩の時間が多い場合や、バスの利用が必要な場合に、報酬の設定が高くなることがあります。

一般的な派遣の費用相場

具体的な派遣の費用を公開している派遣会社はほとんどありませんが、派遣人材の職種別平均時給をもとに派遣費用の内訳から逆算すると算出が可能です。
派遣費用の内訳は、派遣会社や職種によって多少異なりますが、小規模あるいは中堅の派遣会社においての平均的な内訳は以下のようになっています。

●派遣社員賃金：70％
●派遣会社諸経費：13.7％
●社会保険料：10.9％
●派遣社員有給休暇費用：4.2％
●営業利益：1.2％

*なお、大手の派遣会社においては、内訳についてさまざまなケースがあるので、このかぎりではありません。
出典：賃金・社会保障｜一般社団法人日本人材派遣協会

人材派遣で活用される主要な職種での、想定される費用相場は次のようになっています。
しかしながら以下の相場はあくまで基本的なものであり、人材がバイリンガルであったり特殊スキルを保有していたりすれば、それに応じて価格は変動するケースもあります。
とりわけ、英語のスキルレベルは価格に反映されやすい要素といえるでしょう。

職種	平均時給	派遣費用（時給換算）
一般事務・OA事務	1,552円	2,217円
営業事務	1,644円	2,349円
コールセンター／オペレーター	1,529円	2,184円
データ入力・タイピング	1,428円	2,040円
経理・会計・財務	1,698円	2,426円
受付	1,429円	2,041円
秘書	1,747円	2,496円
広報・宣伝・IR	1,810円	2,586円
OAオペレーター	1,943円	2,776円
マーケティング・企画	1,942円	2,774円
事務的軽作業	1,307円	1,867円
その他事務・オフィス系	1,603円	2,290円

参考：派遣の職種別平均時給【2021年10月】

派遣会社に依頼するメリットとデメリット

派遣会社に依頼するのは当然ながらメリットがあるからですが、デメリットもないわけではありません。双方を比較してメリットが勝つ場合なら、依頼をする価値があります。
そこで、派遣会社に依頼するメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。

派遣会社に依頼するメリット

まず、主なメリットは以下のとおりです。

●期間限定なので費用に無駄がない
●労務は派遣会社が担当してくれる
●求めるスキルの人材を確保できる
●欲しい人材が短期間で確保できる
●派遣先が直接指示を出せる

個別に見ていきましょう。

期間限定なので費用に無駄がない

人材派遣は前提として期間が決められているので、企業としては必要な時期に必要な人数だけ派遣を受けられます。この点は、直接雇用と決定的に違う部分です。
必要な分に限定して人件費を使えるので、費用に無駄がないのが人材派遣を依頼するメリットです。短期的な人手不足の問題を抱える企業にとっては、特にメリットが大きいでしょう。

労務は派遣会社が担当してくれる

社会保険や給与計算などの労務については、派遣会社が責任を負うことになっています。派遣先企業はそれらの手間が省けることもメリットです。
直接雇用と比べて、ひとりの人員に付随する手間がはるかに少ないでしょう。それだけ事務コストの削減にもつながります。

求めるスキルの人材を確保できる

一般事務の派遣には、突出したスキルは必要ないかもしれません。しかし、経理や財務部門、情報システムなどの専門性の高い部門、企業業績に直結する営業部門などは、人材に相応のスキルが求められます。
そういう場合も、人材派遣なら求めるスキルを持つ人材の派遣が受けられます。その場合は社内での教育・研修コストの削減につながるでしょう。
プロジェクトによって、期間はかぎられるけれども高度なスキルを必要とするケースがあります。そんな場合は自社採用するよりも、人材派遣を依頼することで求めるスキルを持つ人材を速やかに確保できます。

欲しい人材が短期間で確保できる

人材派遣に依頼すれば、よほど特殊なリクエストでないかぎり、現状で自社が求めているスキルを持った「欲しい人材」が比較的短期間で確保できます。
採用部門の方で探して選考を行うなどのプロセスを経るよりも、確実で速やかに確保できる場合が多いでしょう。

派遣先が直接指示を出せる

業務委託の場合は業務遂行の方法に関して依頼先に一任することになるので、人材への指揮命令系権は依頼側にありません。その点人材派遣であれば、指揮命令権は派遣先にあるので、直接人材に指示が出せます。

派遣会社に依頼するデメリット

一方、派遣会社に依頼することによるデメリットも数点考えられます。

●育成のための期間が必要
●愛社精神や帰属意識は低い
●継続して雇用したい場合も制約がある
●ハイスキル人材は費用が高額になる

育成のための期間が必要

派遣社員が派遣先企業に慣れるまでの、育成期間が必要な場合もあります。しかも派遣社員は期間が限定されるので、定期的に入れ替わりが発生します。
場合によっては新しい派遣社員を受け入れるごとに、自社商品やサービスの知識を含む基本的な業務知識、スキルを教える育成期間が必要になることを認識しておきましょう。

愛社精神や帰属意識は低い

働く期間が決まっている派遣社員は、どうしても会社への帰属意識が薄くなります。愛社精神を持つことも難しいでしょう。
そのため、正規雇用社員たちとのモチベーションに温度差があるのはやむをえません。それがもとで、派遣社員の社内での対人関係がうまくいかないケースもあります。

継続して雇用したい場合も制約がある

派遣社員が派遣先企業との相性もよく、スキルもマッチしている場合は、派遣先企業としては長く働いて欲しくなるでしょう。
しかし、有期雇用のため望むようには継続ができないケースも多いです。派遣契約の更新には、企業側と派遣社員の双方が契約継続を望むことが必要です。つまり、期間限定はメリットにも、デメリットにもなります。

ハイスキル人材は費用が高額になる

一般的な入力作業や事務作業は平均的な費用で契約できますが、専門的なハイスキルを持った人材は費用も高額となります。

派遣会社への依頼時に伝える項目

企業が派遣会社に人材派遣を依頼する際に、極力最初のうちに伝えた方が良い項目があります。それぞれを詳しく見ていきましょう。

依頼の理由や背景

依頼するに至った理由や背景を明確に伝えることで、その人材確保は補充なのか増員なのかが派遣会社に伝わります。
例えば退職した人材の補充と比べて、育児休暇で一時的に休業している人材の補充では、継続性が明らかに違います。もしくは誰かの代わりではなく、新事業のための人材増員であれば派遣に選ぶ人材のタイプが異なります。
また、社内の抱える事情によって、更新期間の目安や適している人材像も絞られてくるので、派遣元と派遣先の双方にとってメリットがあるでしょう。

依頼する業務内容

派遣を依頼するポストの業務内容や役割はなるべく、細かく伝えるほうが賢明です。同じ事務職でも、ある会社は一般事務や営業事務のことをそう呼び、また別の会社は総務や人事を指しているなど、違いがあります。
業務内容を詳細に伝えることで、同様の業務や類似の業務の経験・スキルがある人材を派遣してもらいやすくなります。

就業の諸条件

就業時間の規定や残業に関する規定、就業曜日などの就業に関する条件は、派遣会社が人材を選び出す段階で重要な項目です。
いくら経験やスキルがマッチする人材でも、就業条件が合わなければ派遣後にミスマッチが生じます。そのため、うやむやにせず派遣会社に依頼する際には、働いて欲しい曜日や時間、残業の考え方について明確に伝えておくことが大切です。

希望人材の概要・資格・スキル

人材を求めているポストの業務遂行にあたって必要と思われる、スキルや語学力などの希望条件があれば、はっきりと伝えましょう。
ただし、資格に関してはあれこれ求め過ぎてしまうと、範囲が狭くなるのでなかなか人材が決まらない可能性があります。そのため、優先順位をつけて絶対外せない条件と、あれば望ましい条件に分けて伝えておくくらいがよいかもしれません。

職場環境や福利厚生

多くの派遣社員にとって、社内規定や職場環境、福利厚生は大事な項目です。気をつけなければならない社内規定がある場合は、詳しく伝えておきましょう。
派遣社員もそれぞれ価値観が違うので、少人数で業務を進めたい人や多くの人と関り合って業務を進めたい人もいるでしょう。あるいは社内の雰囲気の違いによっても、向き不向きがあります。
具体的で詳細な職場環境を伝えることは、職場の雰囲気によりよくマッチする人選をしてもらうことにつながります。職場の空気感を伝えるために日常の仕事風景がわかる資料やメンバー紹介の資料を用意することも、マッチング成功のために役立つでしょう。
また、制服の貸与の有無やドリンクサーバーの設置の有無、パウダールームや社員食堂、医務室などがあるかどうかなどは、外部から来る人材にとって気になります。必ず伝えましょう。
そういう福利厚生が、派遣社員のモチベーションにつながる場合もあります。

派遣会社に依頼する際の注意点

企業が人材派遣を活用するために、派遣会社に依頼をする際の主な注意点は、以下のように5つあります。

派遣3年ルールを理解する

2015年に改正された労働者派遣法では、派遣社員が同じ派遣先企業で働ける上限は、3年と定められました。この期間を超える契約更新は現行法上できません。
長期的に派遣を利用したい場合は、このルールを理解しておく必要があります。

派遣対象外の業務を認識する

労働者派遣法では派遣が認められない業務である「適用除外業務」が定められています。以下の5つのいずれかに該当する業務は、原則的に派遣が認められません。

適用除外業務	適用除外の理由
港湾運送業務	・現場労働者の実情と港湾労働の実態を踏まえた港湾労働者派遣制度によって管理されているから
建築業務	・建設現場の実情に即した労働力の需給調整が建設業務労働者就業機会確保事業制度によって管理されているから
警備業務	・警備業法に法って任に就くことが、法的に定められているから ・警備業務の性質上、人命に関わる事態発生の可能性があり、派遣労働者の安全面のリスクがあるから
医療業務	・適切な医療の提供には医療スタッフ間のコミュニケーションが不可欠であり、人選を派遣元が行うやり方ではリスクがあるから
士業	・士業の性質上、有資格者が業務委託を受けて行うもので、雇用主の指揮命令に従う派遣形式はありえないから

もし派遣先企業が適用除外業務と認識しながら派遣社員を受け入れたことが発覚すれば、労働契約申し込みみなし制度が適用されます。
これは直接派遣された人材に、雇用を申し込んだものとみなされる制度です。適用されると派遣先はその人材と雇用契約を結ぶことが命じられます。
なお、適用除外業務と知らずに雇っていた場合、この制度は適用されません。いずれの場合も、派遣元の派遣会社の違法性は問われるでしょう。

https://talisman-corporation.com/ja/dp_prohibited/

派遣先責任者を選任する

派遣先企業は、派遣社員が安心して働けるようにケアする派遣先責任者を、派遣社員100人以内につき1人の割合で任命する必要があります。
なお、正規雇用メンバーと派遣社員を合わせた人数が5人以下の場合、任命しなくても問題ありません。
派遣先責任者の主な役割は、派遣社員の相談やクレームへの対応、派遣元との連絡調整、派遣先管理台帳の管理などです。

派遣先管理台帳を作成・管理・保管する

派遣先企業は派遣社員の就労を管理する派遣先管理台帳を作成し、記載、記載内容の報告、保管する義務があります。
派遣先管理台帳は派遣終了日から3年間は、保管しておくことが必要です。もしこれを作成、保管していない場合は30万円以下の罰金が科せられます。

派遣社員と正規雇用社員の待遇を均衡させる

派遣先企業は派遣社員と正規雇用社員の待遇を、「賃金」「福利厚生施設」「教育訓練」の3つの面で同等に保つ配慮義務があります。
賃金の設定には2方式あり、派遣法が定める「労使協定方式」と「派遣先均等・均衡方式」です。前者は派遣元が派遣社員と協議の上で決定する方式で、後者は派遣先企業の賃金事情に合わせて均衡を保つ方式です。

https://talisman-corporation.com/ja/dp_labor_management_agreement/

当然ながら雇用主である派遣会社は業界の平均賃金に鑑みて、派遣社員と派遣先の正規社員の間における賃金のバランスを保つ義務があります。
派遣先企業としては、派遣先の給与水準や求人条件の正しい情報を派遣会社に提供しなければなりません。その上で、派遣社員が労働に対して適切な報酬が得られるように配慮する義務があります。
福利厚施設に関しては、食堂や休憩室、ウォーターサーバー、更衣室などを派遣社員が正規雇用社員と同様に利用できるよう配慮しなければなりません。また、教育訓練を行う場合に、派遣社員も受けられるように配慮することが求められます。

派遣会社依頼の効果を最大化する方法

せっかく人材派遣を依頼するなら、その効果を最大限に発揮させたいものです。受け入れる側も派遣社員もどちらも人間なので、理屈だけではうまくいきません。
然るべき配慮と、それがわかるような体制を整える必要があります。派遣会社依頼の効果を最大化する方法として、以下の3点を心掛けましょう。

正規・非正規の区別をしない

派遣社員を受け入れる際には、正規雇用社員と区別することなく、さまざまな面で同等に扱うことが大切です。
派遣社員は直接の雇用主ではない派遣先企業に対して、一般的に帰属意識は高くありません。ただでさえ働き方に慣れるまで、戸惑いを持っていることも多いです。
その上ミーティングに呼ばなかったり、周囲が軽んじる態度を示したりすると、派遣社員のモチベーションは低下するおそれがあります。組織の体制上やむをえない場合は別として、理由なき不当な扱いは訴えられるケースもあるので注意が必要です。

派遣社員は、自社の一時的なウィークポイントを補ってくれる重要な存在です。正規雇用社員と同様に対応し、気軽に情報共有や意見交換ができる環境をつくりましょう。
特に出勤初日の対応は、職場に馴染んでもらうために重要です。ともに働くメンバーとのランチや歓迎会を企画するのも効果的でしょう。

業務の範囲を曖昧にしない

派遣社員の業務範囲を明確に定めておきましょう。企業側がどこまで仕事を任せてよいか迷うと、派遣社員にとっても役割が不明瞭であることが伝わって、モチベーションを低下させかねません。
また人によって単純作業ばかりだとやりがいを感じられなかったり、実力を超える作業を任せたりしたために強いストレスを与えるケースもあります。派遣社員のキャパシティやスキルレベルを見極め、それに合う業務を任せるようにしましょう。
また、派遣社員が受け持つ業務に関わるすべての社員に、任せている業務内容を共有しておく配慮も大切です。

定期的に勉強会・研修会を行う

派遣社員に職場環境や業務に速やかに慣れてもらえるように、社内ルールの勉強会や業務研修会を積極的に行いましょう。長期契約の場合は、派遣社員のスキルアップやキャリアアップに役に立ちそうな勉強会や研修会の機会を定期的に作ると、モチベーションの向上に有効です。
新人社員や中途採用者向けの研修、資格取得を奨励する勉強会に参加してもらうのもよいでしょう。任意参加型の研修費用を一部負担してあげて、正社員と同レベルのスキルを身につけてもらうのもよい方法です。
期間限定ではあるものの、派遣先企業のために働いてくれる貴重な人材には変わりありません。派遣社員がスキルアップすればその分だけ生産性も向上し、新たな仕事を任せられるなどのポジティブな展開にもつながります。

まとめ

人材派遣を派遣会社に依頼するためには、事前に必要な項目を社内で詰めておき、ヒアリングでしっかり伝えることが重要です。それによってマッチングする人材を迎える可能性が高まります。
また、受け入れるための準備を念入りにしておき、速やかに派遣先企業に馴染んでもらえるように配慮することも大切です。