採用業務の仕事内容とは？必要スキルや転職方法 キャリアップを解説

企業にとって採用業務の仕事は必要不可欠と言えます。採用業務は、企業が事業計画を達成するために欠かせない人材像を見極め、募集し、採用します。採用業務の仕事内容は多岐にわたり、担当者には業務を的確にこなすための適性が求められます。この記事では、採用業務の仕事内容や必要なスキル、適性やキャリアプランなどを解説します。

採用業務の仕事内容「採用担当の業務のフロー」

採用業務の仕事内容には、どのようなものがあるのでしょうか。具体的に解説します。

採用計画の立案

企業目標を達成するには、綿密な採用計画が必要です。採用計画には、年間の採用に費やす予算やスケジュール、部門や部署ごとの必要人数の設定などが含まれます。事業目標を達成するために必要な採用計画を立案するのが、採用業務の仕事です。

募集活動

採用計画の枠組みが決まったら、採用の方法を検討します。不特定多数の人にアプローチをかけるのであれば、転職サイトなどの求人媒体の利用が有効です。また、特定のスキルや資格を持つ人材を採用する場合は、ヘッドハンティングやダイレクト・リクルーティングなどの方法があります。どの採用方法が自社の需要に最もマッチしているのかを見極めるのも採用業務の仕事です。

母集団の形成

採用業務において「母集団」とは、自社の求人に興味や関心を持っている人材 を指します。応募者の中から、採用候補の人材像を明確にして、ターゲットとしている人材の採用につなげることが母集団の形成において、非常に重要なポイントとなります。

 

より多くの人を集める方法を探すだけでなく、自社が必要とする人材を明確にすることや、どのようなスキルや考え方を持つ人材を採用したいのかを掘り下げていくことが、採用業務には含まれます。

採用基準の設定

採用基準が明確になっていないと、面接官の個人的な印象によって評価が決まってしまう可能性があります。結果として、評価のズレが生じてしまい、入社後にミスマッチが発覚することがあります。スキルや経歴、パーソナリティなどの評価項目を設定し、各項目ごとに優先順位を設定しておくことが有効です。

応募者の面接

書類選考を突破した応募者の中から、さらに候補者を絞るために面接を行います。実際に面接するだけでなく、応募者への日時や場所の連絡なども採用業務の仕事に含まれます。面接時には、応募者の経歴やスキルを確認するだけでなく、リーダーシップやキャリアプランの有無、企業の社風にマッチするかなども見抜く力が求められます。

応募者の選考

少子高齢化に伴う労働力不足のため、企業が求める人材を確保出来ないケースも目立ちます。 そのため、応募者の選考にあたって、企業が求める人物像と採用ターゲットを限りなく一致させていくことを重要視する企業が増えています。選考プロセスをスムーズに進めるためには、事前に選考のフローを明確にしておくことが重要です。

採用者に対する通知

内定者には即座に内定通知を送り、入社の意向を確認します。内定者が他社でも選考を受けている場合、いつ頃までに結果が出るのかを確かめます。

採用内定者の入社までのフォロー

内定の通知から入社までに一定の期 間がある場合、内定者へのフォローが重要です。入社意欲が下がってしまうと、内定者が他社に流れてしまう可能性があります。自社への入社意欲を維持させるためには、採用者と配属先の担当者との短いミーティングの設定や、採用業務の担当者から小まめに連絡を送るなどして、接点を維持することが重要です。

採用業務の担当者に必要なスキル

採用業務の担当者には、どのようなスキルが必要でしょうか。見ていきましょう。

ヒアリングスキル

面接の際には、応募者の情報を出来るだけ正確に、且つ詳細に引き出す必要があります。表面的な質問と答えだけでは、応募者の人となりを把握することはできず、自社が必要としている人材像にマッチしているかを見抜くのは難しいでしょう。そのため、採用業務の担当者には、傾聴や相手の意図を汲み取るヒアリングスキルが必要です。

質問力や伝える力などのコミュニケーション能力

面接のときには「聴く」だけでなく、相手からさらに情報を引き出すための質問力が重要です。例えば、「いつ・どこで・どのように・なぜ」などの質問を使って、詳細を引き出すスキルが必要です。

 

また、情報を相手に分かりやすく、的確に伝える力も採用業務の担当者には求められます。応募者が「この面接官は何を聞いているんだろう」「面接官の話の内容が一貫していない」などの印象を与えてしまわないように注意が必要です。

法律や採用活動に必要な知識

採用活動を行うには、労働基準法や男女雇用機会均等法、雇用対策法などの法律の知識が必要です。例えば、求人広告を掲載する際に「男性のみ・女性のみ」「営業マン」などの表現を使うと、男女雇用機会均等法に抵触すると判断されることがあります。

 

また、 例外や適用除外に該当する場合をのぞいて、年齢や性別、国籍などによって応募を制限する表現は差別に当たるため使用できません。さらに、労働者に対する報酬や時間外労働、安全と健康を確保するには、労働基準法や労働安全衛生法などの知識が必要です。

調整能力

採用業務の担当者には、経営陣と現場の責任者の間に立って、企業利益を達成するために必要な調整を図る役目があります。「○○の部署で△△人程度の人数が不足している」「来季の経営目標を達成するには、○○の人材を優先的に採用する必要がある」など、企業が必要としている人材を確保できるよう調整を図ります。

 

さらに、経営陣や現場の責任者が応募者の面接に同席する場合には、双方のスケジュール調整を行います。

HRテックの活用能力

採用業務または人事業務では、HRテックを活用するのが一般的です。HRテックとは、「Human Resources」と「テクノロジー」を合わせた言葉で、テクノロジーを活用して、採用業務を効率化することを目的としています。

 

具体的には、ビックデータやAI（人工知能）を活用することで、利益を上げるために必要な人材像を絞り込んだり、成果を上げている人材の経歴や特徴を洗い出したりすることで、より効果的に採用活動を行うことが可能です。今後、人材確保競争がますます激化する中、HRテックの活用はスタンダードとなっていくと考えられています。

採用業務を目指す人が知っておくべき課題

採用業務の分野で就職・転職したいと考えている人が知っておくべき課題を解説します。

採用業務が忙しい時期

新卒採用の場合、採用業務の繁忙期は3月〜5月と言われています。応募者の選考や内定出しに加えて、就職フェアや会社説明会のスケジュール調整などの準備も必要です。

 

また、中途採用の場合は以下の時期が忙しいと言われています。
・1月～4月： 4月から新しい職場で働きたいと考える人が増えるため
・6月～7月：夏のボーナスを受け取った後に転職を考える人が増えるため

 

旅行などで長期休暇を取りたい場合、なるべく繁忙期は避けた方がよいでしょう。

業務コストの問題

求人を求職者サイトに掲載するための費用や説明会を開催する場所を確保するには、コストがかかります。さらに、管理職や現場の責任者とミーティングを行うためには時間の捻出が必要です。そのため採用業務の担当者には、業務コストをなるべく少なくするために、業務を効率化するための手法とスキルの習得が求められます。

業務の多さ

採用業務の仕事は多岐にわたるため、長時間労働になりやすいと言われています。決まった仕事をルーティンとしてこなしていればよい、というものではなく、状況に応じて優先順位を調整して業務をこなす必要があります。業務量が多くても慌てることなく、一つずつ確実にタスクを消化していく能力が採用業務には求められます。

採用業務を効率化するためのポイントと対策

どうすれば採用業務の仕事を効率化できるでしょうか。具体的に解説します。

採用フローの見直し

採用フローには、求人情報の公開からエントリー、面接、採用、内定出しまでのプロセスが含まれます。採用計画を成功させるには、採用したい人材のポジションやスキルなどに合わせて、最適な時期に計画を進めなければいけません。採用フローを見直すことで、より効果的にターゲットにアプローチする方法が見えてきます。

 

例えば、採用数が目標数に達しなかった場合、どこに問題があったのかを分析します。もともとの応募数が少なかったのか、または応募数が多かったものの一次面接の通過率が低かったのか、などを数値化することで問題を可視化します。

 

そうすることで、「求人媒体は適切だったのか」「面接時の評価基準にズレはなかったか」などを振り返ることができ、より最適な採用フローの実施が可能になります。

採用計画の見直し

採用計画は採用フローを設計する際の基盤になります。採用事業の担当者は、自社の事業計画を達成するためには「どの部署に」「どのようなスキルを持った人材が」「何人必要か」という計画を立てて、実行する必要があります。その際、短期的な視野だけでなく、中長期的な視野で会社全体を分析して、採用計画を見直し・修正していくことが求められます。

採用管理システムの活用

採用業務に関係する業務は情報量が多く、管理・分析するには多くの時間がかかります。採用管理システムを利用すれば、作業効率を上げることができ、よりコアな部分にコストをかけることができます。

 

例えば、求人情報の作成が短時間でできたり、応募者の情報を一括で管理したりすることが可能になります。これまではオンプレミス型の管理システムが一般的でしたが、最近ではクラウド型のシステムが主流です。自社に合ったシステムを導入することで業務の効率化を図れます。

採用代行（アウトソーシング）サービスの活用

用業務の効率化を図るため、採用代行サービスを利用する企業が増加傾向にあります。採用代行サービスは、効率よく、ターゲット人材を集める方法を熟知しており、採用業務のスペシャリストを抱えています。採用業務をアウトソーシングに依頼することで、労働環境の見直しや人材マネジメントなど、より企業利益に直結する部分に時間と労力を割けるようになります。

採用業務の担当に向いている人・向いていない人

この章では、採用業務の適正について説明します。

採用業務の担当に向いている人

採用業務の担当者は応募者や経営陣、部門の責任者、他社の人事担当者など、様々な人と情報を交換して採用業務を進めるため、コミュニケーションスキルは非常に重要です。「どのように情報を整理すれば、相手に分かりやすく伝わるか」という視点で会話できる人が向いています。

 

また、採用業務は会社の顔ともいえる重要なポジションです。言動や立ち振る舞い、仕事のやり方など、すべてにおいて責任感をもって仕事を全うできる人が適任です。

 

採用業務の仕事内容は時代とともに変化します。昨今では、インターネット上での求人掲載だけでなく、FacebookやInstagramなどのSNSを使った募集も増えています。今後、さらにICTを駆使した最新の求人方法も登場するでしょう。また、応募者の書類選考や面接の効率化を図るため、AIを導入する企業も増加すると考えられます。昔のやり方に固執せず、常に新しいことに挑戦できる人の方が採用業務に向いています。

採用業務の担当に向いていない人

人と接することにストレスを感じる人や自分の考えを言語化するのが苦手な人は採用業務には向いていないでしょう。また、決まった仕事を黙々とこなすのが好きな人も採用業務には適さないと考えられます。しかし、現時点で採用業務の適性を備えていなくても、今後の意識次第で身につけることは可能です。

採用業務の将来性 転職・キャリアップは可能？

採用業務の分野でキャリアアップしたい場合、まずはインターネット求人を検索してみるとよいでしょう。年収1,000万円を超えるようなハイクラスの求人を探したい場合は転職エージェントを利用するのも有効です。

 

また、RPOコンサルタントとして活躍するという方法もあります。RPOコンサルタントとは、採用業務の専門家として、企業の採用業務をサポートする仕事です。これまでの経験とスキルを幅広く生かすことができる仕事です。

 

タリスマン株式会社では、RPOコンサルタントを積極的に募集しています。あなたのこれまでの経歴やスキルを活かせるポジションを取り揃えています。採用業務または人事担当者としてキャリアアップしたいとお考えの方は、ぜひタリスマン株式会社までお問い合わせください。

まとめ：採用業務の仕事内容は多岐にわたる

採用業務の仕事内容は、採用計画の立案や応募者の選考、面接、採用通知や入社までのフォローなど多岐にわたります。採用業務の担当者には、ヒアリングスキルや質問力、法律の知識などのスキルが必要です。

 

採用業務の仕事に関心のある方はぜひタリスマン株式会社までお問い合わせください。あなたのスキルと経験を活かせる仕事をご用意しております。